La funzione amministrativa si occupa di tutto ciò che riguarda la contabilità e il suo compito principale è quello di fornire informazioni economico-finanziarie (ma anche di altra natura) ai terzi.
Lo strumento utilizzato per fare questo è il bilancio d'esercizio, che si compone di due documenti fondamentali:
- Lo stato patrimoniale, che si occupa di evidenziare l'entità e la composizione del capitale azienale;
- Il conto economico, che si occupa di evidenziare l'entità e la composizione del risultato economico netto.
Le attività svolte dall'amministrazione in senso stretto possono essere classificate e distinte in quattro punti:
- Rilevazione dei dati di natura contabile, che è la fase in cui si impiegano più risorse umane e che si compone in preparazione alla contabilizzazione, contabilizzazione e archiviazione;
- Gestione delle procedure amministrativo contabili, che è l'attività che sovraintende l'elaborazione organizzata dei dati rilevati. In contabilità ci si riferisce di solito a due ambiti, ovvero il ciclo attivo ed il ciclo passivo: il ciclo attivo è costituito dalle procedure che gestiscono gli archivi di dati relativi alle vendite, il ciclo passivo agli acquisti. I dati di ciclo attivo e passivo alimentano anche la contabilità analitica o dei costi, che è lo strumento principale del controllo di gestione.
- Produzione di informazioni economico finanziarie, come output delle attività precedenti di rilevazione e gestione organizzata delle procedure, in base agli obblighi di legge (ovvero ad esigenze gestionali) e all'esigenza temporale preventiva o consuntiva;
- Controllo delle procedure amministrative precedentemente svolte, anche denominata "internal auditing" o revisione interna, ha il compito di controllare che tutto si sia svolto nella maniera più corretta possibile.
